「産業医DX」と聞くと、オンライン面談やAI要約、クラウド化のような言葉を思い浮かべる方が多いかもしれません。
しかし、産業医実務の現場で本当に問題になっているのは、もっと地に足のついた部分です。
面談自体は大事です。
面談記録も大事です。
一方で、実際に時間を奪っているのは、面談後の記録整理、意見書作成、PDF化、メール送信、保存、検索、共有範囲の調整といった周辺業務です。
産業医DXの本質は、単に何かをデジタル化することではありません。
無駄な工数を減らし、本当に重要な仕事に時間を戻すことです。
この記事では、産業医DXとは何か、なぜ今まで進みにくかったのか、どこから見直すべきか、そして人事・産業医が業務やシステム選定で何を見るべきかを整理します。
産業医DXとは何か
産業医DXは、単なるデジタル化ではない
産業医DXという言葉は広がってきましたが、単に紙をデータ化することや、オンライン面談を導入することだけを指すわけではありません。
AI文字起こしを入れたからDX、クラウドに保存したからDX、という話でもありません。
産業医DXの本質は、産業医業務の中にある非効率な流れを見直し、必要な判断や対話に時間を戻すことにあります。
産業医の仕事で本当に価値があるのは、従業員の状態を把握し、就業上の配慮を考え、企業と必要な調整を行うことです。
その本質業務の前後にある無駄な転記や作り直し、共有の手間を減らしていくことが、DXの出発点になります。
産業医DXの目的は「効率化」ではなく「時間を作ること」
ここはとても大事なポイントです。
産業医DXは、効率化が目的ではありません。
効率化はあくまで手段です。
目的は、時間を作ることによって価値を高めることです。
たとえば、面談後の帳票作成や送付に時間を取られすぎると、
- 従業員と向き合う時間
- 面談前の予習時間
- 企業とのすり合わせの時間
- 高ストレス者対応や職場巡視に充てる時間
が削られていきます。
つまり、DXがうまくいくと楽になるだけではありません。
産業医として本来注力すべき仕事の質が上がるのです。
最終的に価値を受けるのは従業員と企業
産業医DXは「産業医だけが便利になる仕組み」と見られることがあります。
しかし実際には、最終的に利益を受けるのは従業員であり、企業です。
産業医が周辺事務に追われすぎず、より丁寧に面談し、適切に予習し、必要な配慮事項を整理できるようになれば、従業員にとっての支援の質は上がります。
なぜ産業医DXは進みにくかったのか
産業医向けの選択肢が少なかった
産業医DXが遅れてきた理由として、現場の努力不足を挙げるのは正確ではありません。
むしろ大きいのは、産業医向けに使いやすい選択肢がそもそも少なかったことです。
これまで市場の中心は、大企業向けの健康管理システムでした。
もちろんそれ自体は有用ですし、高機能なものも多くあります。
その結果、産業医が担当事業場ごとに継続して使いやすい仕組みは限られ、Word、Excel、PDF、メール送信という運用が長く残ってきました。
健康管理システムは良いが、誰でも導入できるわけではない
企業向け健康管理システムは、高機能で優れた製品が多くあります。
健診管理、ストレスチェック、労基署報告、従業員情報の一元管理など、企業全体の健康管理には非常に役立ちます。
一方で、現実の現場では次のような問題があります。
- 導入コストが高い
- 産業医が担当するすべての事業場に導入されるとは限らない
- 産業医側が「このシステムを入れてください」と言える立場とは限らない
- 企業全体最適の中で、産業医実務への最適化が後回しになることがある
産業医主体でDXを進めにくい構造だった
産業医がカルテを持つ、という発想は、従来あまり前面に出てきませんでした。
多くは企業ベースでシステムが設計され、産業医はその中の一利用者として位置づけられがちでした。
しかし実際には、産業医業務は企業ごとに差があり、就業判定や意見書の出し方、共有範囲の考え方にも違いがあります。
そうした中で、産業医主体の実務に合ったシステムが少なかったことが、DXの遅れにつながってきたと考えられます。
現役産業医として感じる、進みにくさの正体
現役産業医として現場を見ていると、産業医DXが進みにくかった背景には、非常勤嘱託産業医という働き方の構造も大きく関係していると感じます。
非常勤の産業医は、複数の企業を担当していることが少なくありません。一方で、システムを導入する主体は多くの場合、企業側です。産業医が「この仕組みがあれば業務が楽になる」と感じていても、企業ごとに費用を負担してもらい、運用ルールを整え、情報共有の方法をすり合わせる必要があります。
企業側から見ると、月数回の産業医業務は、紙、Excel、Word、メールでも回っているように見えやすい面があります。しかし実際には、その裏側で、産業医が記録作成、意見書作成、転記、PDF化、メール送信、保存、検索に多くの時間を使っていることがあります。
私自身も、面談後に記録を整理し、意見書を作り、PDF化し、メールで共有する流れの中で、「この時間は本来、もっと従業員や企業への支援に使えるのではないか」と感じてきました。
また、ファイル名、保存場所、会社ごとのフォーマット、共有先が増えるほど、ミスの余地も増えます。メール送信や添付ファイルの確認でヒヤッとする場面は、どの現場でも起こり得ます。健康情報を扱う以上、こうしたヒヤリハットを個人の注意力だけで防ぎ続ける運用には限界があります。個人の注意力に頼らない運用の工夫は、細江隼先生の産業医観でも紹介されています。
産業医実務で本当に時間を奪っている業務
面談そのものは削るべき対象ではない
まず前提として、面談は産業医業務の本質です。
従業員の話を聞き、背景を整理し、就業上の配慮や今後の方針を考える時間は、削るべき対象ではありません。
DXが目指すべきなのは、面談の短縮ではなく、面談以外の無駄な工数の削減です。
負荷が大きいのは面談後の周辺事務
実際の面談後の流れは、非常にシンプルに見えます。
- 面談後に記録を整理する
- 意見書を作る
- PDF化する
- メールで送る
ただ、この中には多くの判断が隠れています。
- 面談内容をどう整理するか
- どこまで記録に残すか
- どこまで事業所に展開するか
- どの表現で意見書に落とすか
- どの相手にどの内容を共有するか
- どこに保存して後から追えるようにするか
同じ内容を何度も触る構造が非効率を生む
産業医実務では、同じ内容を何度も扱う場面が少なくありません。
たとえば、
- 面談で得た情報を整理する
- 産業医の記録として残す
- 意見書に変換する
- PDFにする
- メール本文や送付内容を調整する
- 保存する
という流れです。
このように、同じ情報を少なくとも複数回触る構造が生まれています。
しかも、そのたびに共有先や表現を調整する必要があります。
さんぎょういカルテを作ろうと思った背景
さんぎょういカルテを作ろうと思った背景には、産業医業務における「見えにくい残業」を減らしたいという思いがあります。
産業医面談そのものは、従業員の表情を見ながら話を聞き、医学的・労務的な観点から整理する大切な時間です。一方で、面談後には記録の整理、意見書の作成、就業判定の記載、PDF化、共有文面の作成、保存といった作業が続きます。
面談前の予習でも情報は分散している
産業医面談では複数情報を横断して見る必要がある
産業医面談は、単純に前回記録だけを見れば済む仕事ではありません。
実際の予習では、次のような情報を横断的に確認することがあります。
- 健診結果
- ストレスチェック
- 過去面談記録
- 人事情報
- 賃金情報
このように、産業医の判断には複数の情報源が関わります。
情報がまとまっていないと予習の質が落ちる
予習が重要なのは、面談の質を左右するからです。
事前に情報がまとまっていれば、面談で確認すべき論点が見えやすくなります。
一方で、情報が散らばっていると、
- 必要な資料を探すのに時間がかかる
- 過去の経緯がつながらない
- 人事情報や健診情報との関係が見えにくい
- 面談前に頭の中で整理し直す必要がある
といった問題が起こります。
病院の電子カルテと産業医DXが違う理由
病院の電子カルテは「院内共有」を前提にしている
病院の電子カルテは、病院内で情報を記録・共有し、診療やオーダーをスムーズに行うための基幹システムです。
診療記録、検査、処方、オーダーなど、医療機関内での情報連携が中心になります。
産業医向けカルテは「どこまで共有するか」が肝になる
一方、産業医向けクラウドカルテで重要なのは、情報をたくさん共有することではありません。
むしろ重要なのは、どこまで共有するか、誰に何を出すかを制御することです。
産業医領域では、医療職以外の人が情報を見る可能性があります。
人事、上司、職場責任者など、共有相手によって必要な情報量は大きく異なります。
病院電子カルテの縮小版では足りない
病院の電子カルテからオーダー機能を抜けば、産業医向けになるわけではありません。
産業医実務では、就業配慮、意見書、共有範囲の調整、プライバシーへの配慮など、病院とは異なる設計思想が必要です。
つまり、産業医向けクラウドカルテは、病院電子カルテの簡易版ではなく、職場の健康管理と就業配慮に特化した別の仕組みとして考えるべきです。
産業医領域では“情報の出し分け”が本質になる
産業医本人の記録には詳細が必要
産業医本人の記録では、できるだけ多くの情報を保持しておくことに意味があります。
経過や背景、面談時のニュアンスも含めて、次回以降の判断材料になるからです。
人事向け共有ではプライバシーへの配慮が必要
しかし、その記録をそのまま人事に出すわけにはいきません。
人事向け共有では、たとえば次のような配慮が必要になります。
- 私生活の詳細は載せない
- 本人が言ってほしくないことは載せない
- 考えていることや感情の部分をそのまま出さない
必要なのは、就業上の判断に必要な範囲の情報です。
詳細を出しすぎると、かえって本人の不利益や不信感につながることがあります。
上司向け共有では就業制限や配慮事項が中心になる
上司向け共有は、さらに絞られることが多いです。
現場で必要なのは、たとえば
- 残業制限の有無
- 深夜業の可否
- 出張の配慮
- 業務負荷の調整
- 対人ストレスが強い業務への配慮
といった、就業上必要な制限や配慮事項です。
産業医DXでAIはどこまで使えるか
AI文字起こしや要約は補助として有用
AIは産業医実務の補助として有用です。
特に、文字起こしや要約は時短につながりやすく、記録作成のたたき台として活用できます。ただし面談録音の文字起こしには同意の扱いに注意が必要で、同意が必要なケースと取得方法で解説しています。
適切に使えば、
- 記録作成の負担軽減
- 抜け漏れ防止
- 要点整理の補助
といったメリットが期待できます。
ただし、最終判断は医師が行うべき
一方で、AIにすべて任せてよいわけではありません。
産業医実務で最終判断を担うべきなのは、あくまで医師です。
具体的には、
- 記録内容の確認
- 意見書の作成
- 就業判定
- 共有内容の調整
は、医師が責任を持って確認しなければなりません。
AI活用では同意と非学習設定が重要
AIの活用では、技術面だけでなく本人の受け止め方にも配慮が必要です。
従業員の中には、AIに聞いてほしくない、AI処理そのものに抵抗があるという方もいます。
そのため、
- 本人への説明
- 同意の取得
- 非学習設定やオプトアウト設定の確認
- 契約や設定で学習利用が抑制された環境の利用
が重要になります。
便利だから使う、ではなく、安全で納得できる形で使うことが前提です。
産業医が最初にDXすべき業務は何か
1. 面談後の帳票作成と共有
最初に見直すべきなのは、やはり面談後の流れです。
- 記録整理
- 意見書作成
- PDF化
- メール送信
- 保存
- 検索
ここが最も工数を生みやすく、改善インパクトが大きい部分です。
2. 面談前の情報整理
次に重要なのが、予習に必要な情報の整理です。
健診、ストレスチェック、過去面談、人事情報などが散在していると、面談前の準備に時間がかかります。
面談前に必要情報がまとまっているだけでも、面談の質は大きく変わります。
3. 共有先ごとの出し分け
人事向け、上司向け、場合によっては主治医向けなど、共有先に応じて適切に出し分けることも重要です。
ここが整理されていないと、情報過多や情報漏えいリスクが高まります。
産業医向けシステムを選ぶときのチェックポイント
AIの有無より先に帳票設計を見る
システム選定で最初に見るべきは、AIではありません。
まず確認すべきは、帳票が作りやすいか、帳票管理がしっかりしているかです。
入力しやすさと検索性は必須
使いやすさとは、単に画面がきれいなことではありません。
産業医にとっては、
- どこに何を入れればいいか分かる
- 欲しい情報があるべき場所にある
- 過去の履歴にすぐ辿り着ける
- 誰がいつどんな就業制限だったか確認できる
ことが重要です。
逆に、あるべき場所に必要な情報がないと、現場では強いストレスになります。
セキュリティは前提条件
産業医向けシステムでは、セキュリティは加点要素ではなく前提条件です。
特に重要なのは、
- 暗号化
- 権限分離
- 二段階認証
- 監査ログ
- 同意管理
です。
産業医本人、人事、上司で見える情報が違う以上、権限分離は極めて重要です。
また、個人情報・要配慮個人情報を扱う以上、暗号化や監査ログの有無も軽視できません。
Excel・ローカル保存・汎用ストレージ運用の限界
入力できても共有に弱い
ExcelやWordは、多くの現場で使われてきた実用的なツールです。
ただ、産業医実務では「入力できること」と「安全に共有・管理できること」は別問題です。
記録を作成し、PDFに変換し、メールで送り、保存するという運用はできても、その分だけ手間が増えます。
ファイルが増えるほど管理が重くなる
ファイルベースの運用では、
- 保存場所が分散する
- 修正版が増える
- どれが最新版か分かりにくい
- 後から検索しにくい
- 共有履歴が追いにくい
といった問題が起こりやすくなります。
情報漏えいリスクが高くなる
さらに怖いのが、誤送信や保存ミスです。
別会社の情報を別の場所に入れてしまう、違う宛先に送ってしまう、といった事故は、それだけで重大な問題になりえます。
だからこそ、共有まで含めて一元的に設計された仕組みの価値が大きくなります。
産業保健DXの事例——現役産業医が見てきた「定着するもの」「使われなくなるもの」
【筆者の現場から】産業保健のDXで、具体的な製品の良し悪しを挙げるのは、なかなか難しいところです。ただ、続くものと続かないものの差は、はっきりあると感じています。
定着するのは、毎日・毎回使うもの——健診結果のアプリなど
DXに関しては、普段から使いやすく、持続的に使えるものがいいと思います。健診結果のアプリなどであれば、毎日、毎回使うようになってくるので、忘れにくいのです。
健診結果は、異常の所見があった人の医師の意見聴取(労働安全衛生法第66条の4)、就業判定、面談の前の予習と、1年を通して何度も見返します。使う回数が多い業務ほど、紙やExcelからシステムに移しても手が慣れて、定着しやすくなります。健診のあとの流れは健康診断の事後措置(有所見者の就業判定と医師の意見聴取)にまとめています。
使われなくなるのは、一部の業務のためだけに発注した機能
一方で、局所的なところのために発注してしまって、なかなか使わなくなってしまう機能もあると考えています。
年に数回しか触らない機能は、使うころには操作を忘れていて、結局「紙の方が早い」となりがちです。
原因は、欲しいものを言葉にしないまま発注すること
要件定義がしっかりできておらず、自分たちの中でも「こういうものが欲しい」が曖昧な状態でDXを進めてしまうと、作っている人たちも、何を作ればいいのか当然わかりません。そうすると、「こういうものではないか」というものができてしまって、結局使わなくなるということは、あり得ると考えています。
自分たちでなるべく言語化して、ちゃんと発注し、実務に落とし込んでいくのがいいと思います。
| 定着するもの | 使われなくなるもの | |
|---|---|---|
| 使う頻度 | 毎日・毎回使う(例: 健診結果のアプリ) | 年に数回。一部の業務のためだけ |
| 発注の前 | 欲しいものを自分たちの言葉にしてある | 「こういうものが欲しい」が曖昧なまま |
| できあがるもの | 実務の流れに沿ったもの | 作る側が考えた「こういうものではないか」 |
| その後 | 手が慣れて、使い続ける | 操作を忘れて、紙やExcelに戻る |
発注の前に、次の4つを自分たちの言葉で書き出しておくと、ベンダーとの打ち合わせで「実務に合うか」を確かめやすくなります。
- どの業務で使うか(健診結果の管理・面談の予約・意見書のやり取りなど)
- 誰が、どのくらいの頻度で使うか(人事・産業医・保健師・社員本人)
- いま、紙やExcelのどこで困っているか
- 作った書類や結果を誰に渡し、どこに残すか
書類の流れの整理は、すぐ下の「導入前にフロー整理ができていない」もあわせて読んでください。どこまでをシステムに任せ、どこを産業医と人事で回すかを一緒に整理したい会社は、サンポチャートの産業医サービスもご覧ください。
導入がうまくいかない会社の共通点
実運用に沿っていない
どれだけ立派なシステムでも、現場の流れに合っていなければ使われません。
使いにくいシステムは、結局「紙の方が早い」「Excelの方が楽」という判断につながります。
導入前にフロー整理ができていない
導入前に考えるべきなのは、機能一覧ではなく運用です。
- どの書類を
- どの流れで
- 誰が作って
- 誰に渡して
- どこに残すのか
このフローが整理されていないまま導入すると、現場で混乱しやすくなります。
ベンダーやCSとのすり合わせが不足している
システム導入は、単なる買い物ではなく、業務設計そのものです。
よくある質問
Q1. 産業保健DXには、どんな事例がありますか？
健診結果の管理や閲覧をアプリ・クラウドで行う、面談の予約をオンラインで受ける、面談記録や意見書をシステムで作って共有する、AI文字起こしで記録を補助する、などがあります。現役産業医の実感では、定着しやすいのは健診結果のアプリのように毎日・毎回使うもので、一部の業務のためだけに発注した機能は使われなくなりがちです。
Q2. 産業保健のシステムが定着しないのはなぜですか？
多いのは、欲しいものが自分たちの中でも曖昧なまま発注してしまうことです。要件がはっきりしないと、作る側も何を作ればいいか分からず、「こういうものではないか」というものができて、結局使われなくなります。使う機会が少ない機能も、操作を忘れて紙やExcelに戻りやすくなります。
Q3. 産業保健のシステムを入れる前に、何を決めておけばいいですか？
どの業務で使うか、誰がどのくらいの頻度で使うか、いま紙やExcelのどこで困っているか、作った書類を誰に渡してどこに残すか、の4つを自分たちの言葉で書き出しておくことです。そのうえでベンダーと打ち合わせると、実務に合うかどうかを導入前に確かめられます。
Q4. 産業医面談の記録にAIを使っても大丈夫ですか？
AIの文字起こしや要約は、記録の負担を減らす補助として役立ちます。ただし、就業上の判断や意見書の最終的な判断は医師が行います。使うときは、本人の同意を取ること、入力した内容がAIの学習に使われない設定になっていることを確かめてください。
まとめ｜産業医DXは“時間を取り戻し、価値を高めること”
産業医DXは、流行りの言葉ではありません。
本質は、面談を効率化することではなく、面談以外の無駄を減らし、従業員に向き合う時間を取り戻すことにあります。
産業医実務では、面談後の記録整理、意見書作成、PDF化、メール送信、共有先ごとの出し分けなど、見えにくい負荷が大きくなりがちです。
さらに、病院の電子カルテとは違い、産業医領域では「どこまで共有するか」「見せすぎない設計」が極めて重要です。
そのため、産業医DXを考える際は、AIの派手さよりも先に、
- 帳票設計
- 入力しやすさ
- 検索性
- 権限分離
- セキュリティ
- 運用フロー
を見る必要があります。
産業医DXとは、時間を作ることで価値を高めること。
その先にあるのは、産業医のための効率化ではなく、従業員と企業に対する支援の質を高めることです。
事例で見ると、定着するのは健診結果のアプリのように毎日・毎回使うもの、使われなくなるのは、欲しいものが曖昧なまま一部の業務のためだけに発注した機能です。発注の前に、自分たちの言葉で要件を書き出しておきましょう。
産業医をDX化するなら「さんぎょういカルテ」がオススメです。
